Come gestire le spese di viaggio dei dipendenti

Se non gestite nel modo opportuno è facile che le spese di viaggio dei dipendenti si trasformino in un peso economico piuttosto importante per qualsiasi azienda, esponendola persino a delle sanzioni in occasione di un controllo da parte delle autorità.

Rispetto a non molti anni fa oggi esistono delle soluzioni che si rivelano quanto mai affidabili per snellire le varie operazioni inerenti tale compito. Tra queste i software per la nota spese rappresentano un’opzione particolarmente valida, in quanto assicurano una gestione in tempo reale, semplice e ordinata.

Nell’articolo di oggi vi proponiamo una serie di consigli che potranno esservi di aiuto per gestire le spese conseguite dai collaboratori in occasione di una trasferta di lavoro. Prima, però, vediamo cosa si intende, appunto, per trasferta.

Cos’è la trasferta di lavoro?

Quando si parla di trasferta o viaggio di lavoro si fa riferimento a qualsiasi situazione in cui il dipendente o il collaboratore di un’azienda si trova, per ragioni inerenti la sua mansione, a svolgere i propri compiti in un ambiente diverso da quello abituale. Non rientrano in tale contesto i tragitti compiuti ogni giorno per recarsi dalla sede dell’unità operativa alla propria abitazione e viceversa. 

A questo punto può insorgere la difficoltà a individuare la sede abituale di lavoro, specialmente per coloro che, ad esempio, operano all’interno di un cantiere oppure si avvalgono di una modalità di lavoro agile.

Mentre infatti i dipendenti hanno l’obbligo di indicare tale fattore durante la fase di assunzione, ciò non risulta valido per le figure come amministratori e collaboratori. Solitamente in questi casi funge da riferimento il domicilio fiscale della persona.

Infine, ricordiamo che un viaggio di lavoro è ben diverso da un trasferimento: il primo vede al centro misure di natura circostanziale e saltuaria; il secondo contempla invece un cambiamento della sede abituale e non prevede, quindi, un rimborso.

5 consigli utili per gestire le spese di viaggio dei dipendenti

Vi proponiamo, di seguito, 5 suggerimenti per gestire in maniera ottimale le spese di viaggio conseguite dai dipendenti. Scopriamoli insieme.

1. Prenotare in anticipo vitto, alloggio e tutto quanto risulta possibile

Ci sono costi che, se opzionati per tempo, garantiscono un risparmio di denaro considerevole. Ciò vale specialmente per le soluzioni di vitto, alloggio e mezzi di trasporto come navi, aerei e treni.

Questi aspetti andranno modulati a misura del viaggio del dipendente: non sempre, per fare un esempio, la pensione completa si rivela la modalità da preferire.

• Attuare misure di travel policy

Prima della partenza è preferibile attuare delle pratiche per prevenire possibili imprevisti. Nel caso in cui il dipendente disponga di un mezzo a noleggio o del parco macchine dell’azienda è auspicabile che abbia in dotazione una copertura di soccorso stradale, in grado di intervenire, contenendo i costi, in situazioni come foratura di uno pneumatico, batteria scarica, ecc. ecc.

Inoltre, si rivela imprescindibile stabilire il tipo di rimborso da adottare. Esistono diverse tipologie, per la precisione tre: forfettario, analitico e misto. L’importante è confrontarsi con il collaboratore e indicare in anticipo quello che si andrà poi a utilizzare.

Altri fattori da mettere in chiaro sono il tetto massimo di spese consentite per il rimborso e la data entro cui la persona dovrà consegnare all’azienda scontrini, fatture e tutto ciò che sarà poi oggetto di gestione delle note spese.

• Fare in modo di ricevere in tempo reale le note spese

Per semplificare la gestione dei costi e della “burocrazia” che sopraggiungono durante una trasferta del dipendente è buona prassi ricevere in tempo reale le note spese del dipendente. Ciò risulta possibile se si decide di avvalersi di un software specifico per note spese, attraverso cui si ha modo di svolgere tale compito. 

Il collaboratore potrà così realizzare il documento in pochi passaggi e direttamente dal proprio cellulare, grazie all’accesso a un’app dedicata. Non dovrà fare altro che scattare e inviare una foto dello scontrino o della fattura, che sarà condivisa immediatamente con gli addetti dell’amministrazione. 

Questa procedura ovvia ad alcune problematiche che sopraggiungono sovente in occasione di un viaggio di lavoro: è facile che la persona si scordi di inviare parte della comunicazione, procrastinando tale operazione e rischiando di perdere i documenti.

• Prepararsi a intervenire in caso di anomalie

Insieme alla capacità di prevenire, per le aziende si rivela imprescindibile saper porre rimedio a eventuali anomalie. 

Anche in questo caso l’impiego di un software specifico per le note spese permette di acquisire dei benefici importanti, in quanto se una volta ricevuti i documenti subentrano delle inesattezze o delle anomalie il programma invia delle notifiche. Si riesce, così, a individuare l’errore e a porvi rimedio in tempi rapidi.

• Monitorare quanto fatto a trasferta conclusa

L’ultimo consiglio che vi proponiamo è quello di monitorare le varie operazioni conseguite una volta terminata la trasferta. 

In questo modo si avrà maggiore sicurezza di conservare fatture e scontrini in maniera ordinata. Un programma ad hoc per le note spese appare di supporto, in quanto è in grado di rilevare sprechi e ottimizzare le risorse in previsione delle trasferte successive.